Informativa sulle Condizioni di Fornitura dei Servizi e sulla Politica di Privacy
Descrizione delle Funzioni Svolte
Visa Management Service Srl (in seguito denominata ‘VMS’) fornisce servizi di supporto all’Autorità Consolare (di seguito denominata anche ‘Rappresentanza Diplomatica’) interessata con riferimento agli aspetti non discrezionali della ricezione e gestione delle domande di visto (in seguito denominati ‘Servizi Domande Visto’). VMS è al momento l’unico operatore privato autorizzato dal Consolato Generale d’Italia a Mosca e dal Consolato Generale d’Italia a San Pietroburgo a fornire Servizi Domande Visto nella Federazione Russa.
In base a tale ruolo ufficiale, VMS opera nella Federazione Russa nella gestione e controllo dei dati in nome e per conto delle rispettive Rappresentanze Diplomatiche. Questa Informativa sulle Condizioni di Fornitura dei Servizi e sulla Politica di Privacy fornisce informazioni sulle modalità con le quali come VMS nella Federazione Russa raccoglie, utilizza, trasferisce e gestisce informazioni personali relative alle procedure di richiesta di visto ed al trasferimento di tali informazioni all’Autorità Consolare interessata.
Scopo della Raccolta, Utilizzo e Divulgazione di Informazioni Personali
I richiedenti possono essere tenuti a fornire alcune informazioni personali, quali nome, fotografia, indirizzo, data di nascita, numero di telefono, informazioni sul passaporto, certificato di nascita, reddito, stato di cittadinanza, stato civile e dati sul loro impiego professionale (in seguito denominate ‘Informazioni Personali’). Tali informazioni sono raccolte secondo quanto richiesto dalle Rappresentanze Diplomatiche interessate.
Tali Informazioni personali possono essere raccolte, utilizzate o divulgate al fine di agevolare la gestione delle domande di visto, con, tra le altre, le seguenti finalità:
- Esaminare le domande ricevute ed i relativi documenti di viaggio per richieste di varie categorie di visto;
- Rispondere alle richieste di informazioni di carattere generale relative alle procedura di presentazione di una domanda di visto;
- Rispondere alle domande relative allo stato di una specifica domanda di visto già presentata.
La fornitura di Informazioni Personali è di carattere volontario. Si prega di notare, tuttavia, che il rifiuto di fornire Informazioni Personali può limitare o influenzare la capacità di VMS di fornire i servizi richiesti nella Federazione Russa.
In conformità alle direttive della Rappresentanza Diplomatica, VMS può offrire vari servizi per facilitare la gestione di domande di informazioni di carattere generale relative alle procedure di ricezione e gestione di una domanda di visto o allo stato di specifiche domande di visto già presentate tramite VMS, quali call center, sistema di monitoraggio della pratica on-line e posta elettronica.
Agli utenti che richiedano informazioni sullo stato di una domanda di visto presentata tramite VMS è sufficiente fornire il numero del contratto e la data di nascita al fine di ricevere un aggiornamento sullo stato della loro pratica.
Gli utenti che richiedano informazioni di carattere generale relative alle procedure di richiesta di visto sono pregati di non chiedere o rivelare il loro numero di passaporto o altre Informazioni Personali durante l’interazione con personale di VMS tramite posta elettronica. Tali utenti sono invece pregati di utilizzare il numero del contratto stipulato al momento della presentazione della domanda di visto. Nel caso in cui un utente divulghi Informazioni Personali, lo farà a suo rischio e VMS non potrà in alcun modo essere considerata responsabile di eventuali utilizzi inappropriati di tali informazioni. VMS non è responsabile di accertare la legittimità o l’accuratezza delle informazioni fornite dal richiedente. Sarà responsabilità dell’utente assicurarsi che le informazioni fornite a VMS siano accurate, complete ed aggiornate.
Si prega di notare che la concessione o il rifiuto di un visto è a totale discrezione della Rappresentanza Diplomatica interessata; la concessione o il rifiuto di un visto dipende esclusivamente dalla decisione della Rappresentanza Diplomatica interessata. VMS non è responsabile in alcun modo di qualsiasi eventuale ritardo da parte dell’Autorità Consolare nell’elaborazione di una domanda di visto, o del fatto che l’Autorità Consolare abbia concesso o meno un visto, riservandosi la Rappresentanza Diplomatica il diritto di chiedere ulteriore documentazione e di rifiutare la concessione di un visto.
Trasmissione di Informazioni Personali
VMS non divulga a terzi Informazioni Personali degli utenti. Le Informazioni Personali verranno utilizzate solo ai fini della fornitura di Servizi Domande Visto.
Tuttavia, VMS potrebbe avere l’obbligo di rivelare e condividere Informazioni Personali quando fosse necessario al fine di rispettare un ordine del tribunale o una richiesta nell’ambito di altro procedimento legale, statutario o regolamentare.
Rapporti con Fornitore Esterni di Servizi
VMS si riserva il diritto dare accesso a Informazioni Personali a fornitori esterni di servizi, quali servizi di consegna corriere e SMS. Questi fornitori terzi di servizi hanno accesso a Informazioni Personali solo nella misura in cui siano necessarie per svolgere le proprie specifiche funzioni e non sono autorizzati ad utilizzare o divulgare Informazioni Personali per alcun altro scopo. VMS rivela a fornitori terzi di servizi corriere espresso informazioni relative al nome, indirizzo, e recapito telefonico degli utenti. Tali informazioni non vengono invece divulgate al fornitore di servizi SMS. Ogni fornitore terzo di servizi si impegna legalmente nei confronti di VMS a rispettare le norme sulla sicurezza e la privacy stabilite da VMS stessa, ed al contempo nel rispetto di tutte le norme e regolamenti vigenti.
Esclusione di Responsabilità in Relazione al Servizio di SMS
Il servizio di messaggistica abbreviata viene offerto ai richiedenti che desiderino ricevere un aggiornamento sullo stato della loro pratica. Il tempo di consegna dell’SMS dipende da diversi fattori, quali ad esempio il livello di traffico sulla rete mobile; se il telefono cellulare dell’utente sia acceso e a portata di mano; se il telefono del richiedente sia stato spento o fuori dalla copertura per più di 24 ore; se la memoria del telefono sia piena (principalmente nel caso di telefoni cellulari datati); se l’abbonato abbia attivato un opzione di filtro anti-spam. Di conseguenza VMS non è in grado di poter garantire un tempo massimo di consegna di un SMS da parte dell’operatore di telefonia mobile.
Esclusione di Responsabilità in Relazione al Servizio di Compilazione del Modulo di Domanda di Visto
Il servizio di compilazione del modulo di domanda di visto viene offerto come servizio aggiuntivo a pagamento all’utenza che ne faccia richiesta.
Il personale di VMS inserisce nel modulo le informazioni fornite dall’utente. Spetta al richiedente assicurarsi che le informazioni fornite a VMS siano accurate, complete ed aggiornate. Il personale di VMS inserisce le informazioni nel modulo di domanda di visto tali come fornite dal richiedente e non può in alcun caso essere ritenuto responsabile dell’autenticità delle informazioni fornite dall’utente. VMS non è coinvolta nel processo decisionale relativo al rilascio di un visto, decisione soggetta ad esclusiva discrezione della Rappresentanza Diplomatica interessata.
Cookie
I cookie sono dossier in forma elettronica o informazioni che possono essere memorizzati su dispositivi abilitati all’accesso ad un sistema informatico o ad internet, quali quelli utilizzati quando l’utente visita un sito web di VMS. VMS utilizza i cookie al fine di facilitare l’utilizzo dei suoi siti web da parte dell’utenza. VMS non è in grado di identificare l’utente in base alle informazioni contenute nei cookie.
I siti web di VMS offrono alcune funzionalità disponibili solo attraverso l’utilizzo dei cookie.
La maggior parte dei cookie sono “cookie di sessione”, il che significa che vengono eliminati automaticamente dall’hard disk dell’utente relativo al sito web alla fine di una sessione, ossia quando il richiedente/utente esce dal sito. Tuttavia i “cookie persistenti” rimangono in essere per più visite ai siti web di VMS.
Una volta che un utente acceda a un sito web di VMS, a tale utente viene chiesto di accettare l’utilizzo dei cookie da parte di VMS. Nel caso l’utente non accetti l’utilizzo di cookie, l’utente non deve utilizzare i siti web di VMS. Nel caso in cui i cookie siano disabilitati, tale evenienza potrebbe influire sulla qualità dell’esperienza dell’utente nell’utilizzo di un sito VMS.
Memorizzazione e Distruzione di Informazioni Personali
Le domande di visto, corredate dalle documentazioni richieste, consegnate a VMS da un richiedente un visto non verranno copiate o conservate da VMS. Salvo altrimenti richiesto da parte dell’Autorità Consolare interessata, qualsiasi altro documento cartaceo, copia cartacea, moduli o altre forme di documenti contenenti Informazioni Personali saranno distrutti tramite un processo di sminuzzatura sicuro immediatamente in seguito alla restituzione del passaporto all’utente.
VMS provvede a smaltimento sicuro o distruzione di Informazioni Personali contenute su qualsiasi apparecchiatura o dispositivo utilizzati per la memorizzazione delle Informazioni Personali. In caso di smaltimento di apparecchiature o dispositivi utilizzati per la memorizzazione di Informazioni Personali (quali ad esempio mobili per archiviazione, computer, dischetti e nastri audio), VMS prende tutte le misure appropriate al fine rimuovere o eliminare completamente qualsiasi Informazione Personale memorizzata, per impedirne l’accesso da parte di soggetti non autorizzati.
Obbighi di Legge relativi al Concedere Accesso ad Informazioni Personali
VMS ed i suoi fornitori esterni di servizi possono dover fornire Informazioni Personali in risposta ad un mandato di perquisizione o ad altra richiesta legalmente valida in seguito ad una violazione di legge/ordine, o in base alla richiesta di un organismo investigativo, o come altrimenti richiesto o consentito dalla legge vigente.
VMS può anche rivelare Informazioni Personali ove necessario al fine della creazione, esercizio o difesa di rivendicazioni giuridiche, o come altrimenti consentito dalla legge del Paese in cui opera o norme e regolamenti dell’Unione Europea.
Modifiche a questa Politica sulla Privacy
VMS si riserva il diritto di aggiungere clausole o modificare o altrimenti variare a questa Informativa sulle Condizioni di Fornitura dei Servizi e sulla Politica di Privacy in qualsiasi momento; si consiglia quindi l’utenza di consultare il sito web di VMS per accedere alle informazioni più aggiornate.